גיבוי

אירוע נפוץ מאוד הינו שבעקבות  כשל טכני אובדים נתונים, או שהם נמחקים בשל טעות לא מכוונת של המשתמש.

מקרה טיפוסי הוא בו נדרש גיבוי הינו כאשר יש לפרמט את המחשב  כדי לעצב מחדש את מערכת ההפעלה וקובצי המשתמש הן על אותה מחיצה. במקרה זה יש צורך, בראש ובראשונה, בגישה לקבצים אלה על מנת לשמור  עליהם או לשחזר אותם. . לאחר שחזורם ,רק אז ניתן להמשיך עם ההתקנה מחדש של מערכת ההפעלה, אחרת יאבד את כל המידע.

עוד דוגמה בה נדרש גיבוי לבטחון . פעמים רבות הכרחי לשמור עותק נוסף של קבצים עקב חשיבותם. במקרים אלה, מבצעים  גיבוי הנתונים או גיבוי.

קבצים אלו יכולים להיות מאוחסנים על מחיצה אחרת או במדיום אחסון (כדוגמאת כונן (דיסק קשיח) חיצוני או השיטה החדשה -גיבוי באון ליין).